De plus en plus d’entreprises choisissent aujourd’hui de booster leurs processus de facturation en optant pour des solutions numériques comme Tiime AE pour les auto-entreprise ou ciel pour les TPE et les freelance. La dématérialisation des factures fournisseurs promet en effet de nombreux avantages, aussi bien sur le plan financier qu’au niveau de la productivité.
Quelle est l’utilité de la dématérialisation de facture ?
En choisissant de dématérialiser ses factures papier, on s’assure une meilleure gestion des documents, car la solution permet de simplifier le traitement des factures. Les entreprises désireuses d’améliorer leurs processus de facturation trouveront d’ailleurs de nombreux avantages à mettre en place les techniques de dématérialisation des factures. En plus de fluidifier et de simplifier les étapes de facturation, la dématérialisation assure un gain de temps et une réelle efficacité opérationnelle.
D’une part, la dématérialisation de documents aide à augmenter la productivité de l’entreprise grâce à l’archivage électronique qui permet de retrouver plus facilement les factures, d’accélérer les encaissements et de supprimer les délais de transmission de factures et autres erreurs possible dans la rédaction des dites factures. D’autre part, le suivi et la traçabilité des factures gagnent en fiabilité et la relation avec les fournisseurs et les clients s’en voit également améliorée puisque les échanges sont simplifiés et les données sont partagées de manière plus efficace.
Comment se fait le traitement des factures fournisseurs ?
On sait que le traitement d’une facture fournisseur prend en moyenne une quinzaine de jours et qu’il requiert tout un ensemble de tâches à faible v
aleur ajoutée comme le tri du courrier, la saisie des données ou encore la gestion des flux de factures papier. Le coût d’une telle opération se ressent d’ailleurs lourdement sur les finances de l’entreprise et si l’on tient compte des erreurs fréquentes et autres pertes de dossier, on a vite fait de se dire qu’il est impératif d’apporter un certain changement aux procédés mis en place.
C’est là qu’intervient la dématérialisation des factures. Elle permet non seulement de réduire les coûts et les délais de traitement des factures, mais aussi de réduire les risques d’erreur, de gagner en productivité et de mieux se recentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Le recours à la dématérialisation permet également de garantir la traçabilité et la fiabilité des données traitées tout en aidant l’entreprise à asseoir une image éco-responsable. En effet, comme les documents sont numérisés, l’impact de la mise en place du dispositif sur l’environnement est nul.
Quels gains de productivité espérer avec la dématérialisation ?
Le traitement des factures papier est un processus long et complexe. Les échanges de données sont plus longs et représentent un énorme coût à l’entreprise et c’est d’ailleurs pour éviter une perte de temps et de l’argent à l’entreprise qu’a été créé le concept de dématérialisation de factures. Elle permet de fluidifier les échanges, permettant ainsi à l’entreprise de gagner en productivité. Comme les documents sont archivés de manière stratégique, ce qui fait qu’il devient plus facile de retrouver les anciennes factures, mais aussi d’envoyer et de recevoir les factures sans craindre les retards de paiement. En effet, l’encaissement est plus rapide vu qu’il n’y a plus de délai de transmission. Bref, la dématérialisation n’a que des avantages pour les entreprises, reste à réussir sa mise en œuvre.
