Les avantages de la dématérialisation du service courrier pour la fonction RH

La dématérialisation consiste, d’une manière générale, en la transformation d’un flux de documents papier en flux numériques. Elle a été pensée pour faciliter le déroulement général d’une entreprise donnée. Il y a ainsi la dématérialisation des factures, des commandes, ainsi que de certains contenus de travail dont l’automatisation se fera à l’aide d’un outil de gestion de processus métier. Ce procédé révolutionnaire s’adresse également à la gestion du courrier. C’est justement la partie qui nous intéressera dans cet article. Plus particulièrement, nous allons voir les avantages que la dématérialisation du service courrier peut apporter à la fonction RH. Suivez le guide !

La dématérialisation du service courrier en question

Avant de nous pencher sur les avantages pour la fonction RH, voyons tout d’abord en quoi consiste réellement la dématérialisation du service courrier et ses avantages en général. Il s’agit d’utiliser une plateforme sur le Web, à partir de laquelle les actions seront pilotées, depuis la préparation jusqu’au suivi après livraison. La plateforme permet une centralisation facilitant toutes les étapes de l’envoi du courrier. Le suivi peut d’ailleurs se faire 24h/24 et 7j/7, et ce, où que l’on se trouve.
Un autre avantage des plus considérables n’est autre que le gain de temps, ni l’opérateur ni l’expéditeur n’ayant en outre à se déplacer. De plus, les consommables tels que les cartouches d’encre, seront grandement réduits, ce qui permet une meilleure économie. Du côté de l’opérateur, celui-ci ayant instantanément accès aux informations indispensables à la livraison sur la plateforme, la distribution en est plus efficace.
La dématérialisation du service courrier constitue, en outre, une grande aide en matière d’organisation. Étant donné que les outils de visualisation sont perfectionnés et performants, la répartition des efforts dans une équipe est facilitée afin de gagner en productivité. D’ailleurs, la mise à jour continuelle de l’activité propose une bonne qualité de service, que ce soit au niveau de la collecte, du suivi ou de la distribution du courrier.
Enfin, l’archivage des documents se fait « tout seul », chaque envoi étant classé dans la plateforme par date de dépôt. Notons que la sécurité des données est assurée grâce à un coffre-fort électronique qui a été pensé pour être le plus inviolable possible.

Les bénéfices de la dématérialisation du service courrier pour la fonction RH

Parmi les tâches courantes liées à la fonction RH, on cite bien évidemment l’envoi de recommandés. Outre le gain de temps, le fait de dématérialiser cette tâche offre une meilleure traçabilité. Cela peut être des plus pratiques si jamais des procédures judiciaires devaient être engagées : lors d’un licenciement, en cas de litige ou encore face à un non-respect de certaines règles d’hygiène, de sécurité, etc., par un ou plusieurs employés.
L’envoi de contrats incombe également au service RH, en cas de promesse d’embauche ou dans le but de finaliser un recrutement. La plateforme permet alors l’envoi instantané de l’accusé de réception, dès la signature électronique effectuée, c’est-à-dire une fois que la nouvelle recrue a réceptionné le contrat. Le fait de se passer des « procédures habituelles » d’attente d’accusé de réception grâce à la dématérialisation est d’autant plus pertinent quand il s’agit de plusieurs embauches, le gain de temps étant davantage plus conséquent. Grâce à cela, les responsables RH disposeront de plus de temps pour les activités à forte valeur ajoutée et sauront se montrer ainsi plus efficaces en général.
Un service courrier dématérialisé vous donne également la possibilité de faire des économies de manière indirecte, surtout via l’analyse de données. Une administration efficace de ces dernières est aujourd’hui possible. Sur le long terme ainsi que sur des volumes considérables, elle vous fera bénéficier d’une bonne connaissance de vos destinataires, ce qui allègera votre portefeuille. De plus, vous éviterez les PND (plis non distribués), qui ne sont autres que des lettres renvoyées à l’envoyeur à cause d’un nom incorrect ou d’une fausse adresse. Grosso modo, le processus de digitalisation du courrier peut faire réaliser jusqu’à 20 % d’économie à une société sur l’envoi de courriers recommandés.
En bref, les avantages principaux de la dématérialisation du service courrier peuvent être résumés en 3 points :
• Le gain de temps,
• Le gain de productivité et
• Le gain d’argent.
Bon nombre d’entreprises, qu’il s’agisse de grande compagnie, de PME ou de startups, se sont déjà tournées vers la dématérialisation de leur service courrier. Et pour cause, ce processus révolutionnaire leur donne la possibilité de surpasser ses concurrents en proposant une pléiade d’avantages. Afin de mener à bien une opération de développement sociétal, il est nécessaire d’allier de bonnes décisions stratégiques et une instauration opérationnelle utilitaire. L’installation de ce procédé est loin d’être un parcours du combattant et le ROI peut être satisfaisant. Pensez-y si vous êtes en quête de leviers de croissance efficaces !