Avec le développement de la nouvelle technologie, on assiste à l’avènement de la dématérialisation dans tous les domaines. En effet, on laisse les supports d’informations matériels et on opte désormais pour la conservation de données en numérique. Ce processus est aujourd’hui visible dans tous les domaines : comptabilité d’entreprise, PME ou grande société. On peut dire que cette nouvelle solution liée au digital promet beaucoup en matière de développement à venir. Pour en savoir plus sur ce système d’informatisation, on verra dans cet article en quoi la dématérialisation consiste-t-elle? Ensuite, il sera utile de voir la mise en place de la dématérialisation afin d’en tirer le maximum de profit ainsi que les avantages particuliers à prendre en compte en la matière.
La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?
Que ce soit dans le secteur public, au sein des établissements privés ou même les grandes entreprises, on n’utilise plus beaucoup le format papier depuis que l’ère de la dématérialisation des documents s’est installée. Mais en quoi consiste-t-elle véritablement? Étant une solution de gestion tendant vers la numérisation, il s’agit surtout alors de remplacer les documents physiques par des fichiers numériques. À partir des bons de commande, des factures sur papier ou encore les courriers, tout s’est dématérialisé. Par exemple, on observe de plus en plus la dématérialisation des factures avec l’usage de la facture électronique dans plusieurs domaines. En matière de relation client, la signature électronique prend pareillement une place considérable. Entre autres, la dématérialisation c’est également l’utilisation d’un système informatisé qui privilégie l’archivage électronique des documents. Pour favoriser encore plus la dématérialisation, il existe des solutions de gestion disponibles en mode Saas, ou en ligne. Les services proposent de traiter, classer et enregistrer toute sorte de documents. On rencontre même des cabinets comptables qui offrent la possibilité de directement enregistrer les factures fournisseurs dans un logiciel de comptabilité afin de simplifier et sécuriser le processus. Au sein des entreprises, la dématérialisation peut intervenir dans les finances, la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou aussi la gestion des achats.
La mise en œuvre de la dématérialisation
Pour pouvoir observer une réelle efficacité de la dématérialisation et une conformité de l’archivage électronique, il faut considérer la mise en place d’un projet bien organisé sur tous les points. En effet, la conception d’un projet dépend des exigences, des activités et des besoins de l’organisme concerné. Il est alors important de voir si le processus d’origine doit être modifié et amélioré avant de considérer la conversion vers le numérique et la digitalisation. On doit bien déterminer les documents qui vont être informatisés, les utilisateurs du système, le processus métier ainsi que la réglementation en vigueur en la matière. Le respect des règlements permet de donner une valeur juridique aux documents. Avec un logiciel de gestion électronique des documents ou la solution GED, on peut garantir une efficacité de la conservation et aussi une maîtrise concrète des coûts. Donc, la dématérialisation n’est pas uniquement une simple utilisation de la voie électronique. Une procédure dématérialisée va bien au-delà du numérique, car on parle de rationalisation et de réorganisation d’un ensemble en particulier. On doit envisager tout un processus de création, de conservation et de restitution des informations. La dématérialisation engendre alors l’archivage électronique qui va consister en une optimisation et une simplification de la conservation des documents. Ce qui va permettre une traçabilité et une utilisation des pièces justificatives ayant valeur probante.
Les avantages particuliers de la dématérialisation
Le fait de dématérialiser présente un certain nombre d’avantages. Dématérialiser permet non seulement d’avoir une conservation efficace des documents, mais aussi de garantir un gain de productivité. En effet, en optant pour une gestion électronique des documents, on s’offre la possibilité de les conserver dans le temps et aussi de les consulter autant de fois que nécessaire. De plus, on génère automatique une réduction des coûts. Par exemple, la dématérialisation permet de diminuer l’utilisation et la circulation du support papier au sein des entreprises. Ce qui signifie que les différentes opérations telles que les photocopies, les impressions ou les envois de courrier entre services seront tout autant réduites. On observe un gain de temps considérable en matière d’échange et de collaboration, principalement grâce au système de mailing. De ce fait, non seulement on minimise les dépenses, mais on augmente aussi la performance et la rapidité de traitement des données. Par exemple, grâce au logiciel, l’existence de nouvelles données et de documents électroniques importants qui nécessitent un traitement de sa part sera automatiquement signalée à l’utilisateur. Enfin, étant donné la réduction de l’achat de consommables comme le papier, l’encre, le courrier ainsi que la réduction de la consommation d’électricité, la dématérialisation apporte un plus sur le plan environnemental. Effectivement, le choix de dématérialiser est un engagement dans le sens de la protection de l’environnement et un point favorable pour tous les participants.
