Mypeopledoc : une solution SAAS pour dématérialiser ses documents RH

Pour optimiser la gestion de ses ressources humaines, la plupart des PME et Grandes Entreprises utilisent un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines). Mais pour rendre encore plus fluide la gestion de ses personnels, il est aujourd’hui important d’utiliser des outils comme Mypeopledoc.  Solution très simple d’utilisation, il a pour objectif de dématérialiser ses documents RH les plus courants (Fiche de paie, contrat de travail, fiche individuelle, avantages et primes…).

Mypeopledoc c’est quoi exactement ?

Développée en 2007, la plateforme Mypeopledoc est similaire à un service postal. Mais sa particularité, c’est qu’il offre la possibilité de tout dématérialiser donc on ne manipule aucun papier. Utilisant la technologie SAAS, cet outil est accessible depuis un navigateur web. Véritable coffre fort numérique, tous les dossiers sont archivés sur un serveur distant ultra sécurisé.  

Les fonctionnalités proposées par mypeopledoc

  • Gestion des formalités administratives

Grâce à cette fonctionnalité, il serait très facile de vérifier la conformité de chaque salarié vis-à-vis de la législation française (déclaration auprès de l’Urssaf, gestion IGR, cotisation sociale….). De l’onbording à l’offbording du salarié, le Responsable des Ressources humaines pourrait donc vérifier si tous les processus effectués répondent bien aux règlements imposés par la loi ou non.

Outre les formalités administratives, avec cette option, il est aussi possible de gérer les dossiers relatifs à une mutation vers une autre filiale ou bien une promotion ou une affectation vers un autre service ou direction.

  • Collecte des besoins des salariés

Case Management & Knowledge Portal, via cette fonctionnalité, il serait plus facile de récolter et d’analyser les besoins de ses salariés. Entièrement personnalisable, on peut tout à fait classer chaque besoin par nomenclature (besoin de formation, demande augmentation, requête sur l’amélioration du cadre de travail…).  

  • Classement et archivage des documents RH

A partir de cette option, le salarié pourrait en tout temps avoir en main tous les documents lui concernant (contrat de travail, fiche de paie, autorisation de travail, performance individuelle, certificat de travail…). A tout moment, ces fichiers pourraient être télécharger ou bien être transférer vers un autre utilisateur.  

  • Accès à des données analytiques

Très intuitive, les données analytiques permettent d’évaluer en un clic la performance de la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Outre le suivi des dispaches des fiches de salaire, on peut également calculer le turnover et d’évaluer le niveau de satisfaction global de ses salariés.  

  • Interconnexion avec un SIRH

A travers un API ou Interface de programmation, il est tout à fait possible de relier l’outil mypeopledoc avec un SIRH. Avec cette fonctionnalité, le responsable RH pourrait grandement gagner en productivité.  

Pourquoi mypeopledoc au lieu d’envoyer des mails ?

L’envoi de fiche de paie ou autres documents RH pourrait très bien se faire par le biais d’un mail. Mais il y a plusieurs raisons d’opter pour mypeopledoc au lieu d’adopter cette pratique. Avant tout, il y a la gestion des documents. En principe une boite mail n’est pas configurer pour ce besoin. A part cela, il y a la sécurité. Comme ce sont des fichiers confidentiels, s’ils tombent dans de mauvaises main, ça pourrait grandement nuire à l’entreprise. En effet conformément au Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), l’employeur est tenu pour responsable en cas de fuite de données sensibles concernant leurs salariés (numéro de sécurité sociale, état civil, adresse…).

Quels sont les avantages de Mypeopledoc ? 

  • Avec Mypeopledoc il y a zéro papier

Les forfaits d’abonnements sur Mypeopledoc seront très vite amortis car l’entreprise n’a plus besoin d’imprimer mensuellement les fiches de paie de ses salariés. Aussi, ça pourrait également permettre de gagner plus d’espace dans le bureau du service RH. Et à part cela, c’est aussi plus écologique.

  • Une gestion RH plus souple

Grâce à cette plateforme, la gestion RH serait plus souple car on pourrait avoir une interface en 360 degré sur les informations concernant ses salariés. Aussi, avec son API configurable, les données et informations sur Mypeopledoc pourraient très bien être traiter avec d’autres applications.

  • Proposition de formation pour les utilisateurs

Pour faciliter le déploiement de Mypeopledoc dans l’entreprise, ils peuvent proposer une formation entièrement sur mesure.

Combien coûte l’accès à mypeopledoc ?

Contrairement à d’autres logiciels HR analytics et onbording/ offbording, Mypeopledoc est entièrement payant et n’est pas accessible pour un essai gratuit. Pour son coût, il est accessible à partir de 0.01 dollar américain/utilisateur.