Vous êtes commerçant, association, TPE, artisan, professionnel libéral et vous vous êtes noyés sous vos tâches administratives ? Sachez qu’une secrétaire freelance, outre le fait qu’elle puisse gérer certaines tâches à votre place, peut aussi vous aider à sortir la tête de l’eau en vous donnant des solutions simples et efficaces afin de ne plus passer des heures à faire des choses qui peuvent être réglées en quelques clics !
Vous n’arrivez pas à suivre vos devis, vos factures ? Votre secrétaire indépendante freelance peut vous créer un tableau dans lequel, une fois entrées toutes les données, vous n’aurez qu’à l’ouvrir pour savoir où vous en êtes ! En un coup d’œil vous savez si vos factures sont réglées ou en attente de règlement, si vos devis ont été acceptés, refusés ou sont en attente de validation, si un acompte a été versé… En remplissant ces tableaux au fur et à mesure de vos journées de travail vous gagnerez un temps précieux. Il est important de ne pas se laisser déborder par ces tâches récurrentes, qui, si elles sont exécutées régulièrement vous demanderont beaucoup moins de temps.
Pour les artisans, TPE, et PMI voir les auto entrepreneur qui par exemple voudraient relancer leur clientèle à une échéance précise pour leur rappeler un entretien annuel, elle peut également créer un tableau regroupant tous vos clients avec leur prochaine date d’entretien, qui selon le temps avant l’échéance pourra être en vert, par exemple, lorsque le prochain entretien n’est que dans un an. Cette date changera automatiquement de couleur lorsque la date d’échéance se rapprochera, en rouge, par exemple, à un mois de l’échéance. Grâce à cela vous avez une vue rapide à chaque fois que vous le souhaitez sur les clients qui sont à contacter pour leur prochain entretien. De plus la mise à jour de ce fichier est très simple. Il vous suffit de changer la date d’échéance à chaque nouvel entretien et le tour est joué.
Vous n’arrivez pas à organiser vos papiers ? Là encore, votre secrétaire freelance peut intervenir en vous classant vos papiers dans des classeurs, des pochettes et en mettant en place une organisation simple afin que vous sachiez tout suite où ranger tel ou tel papier.
La clé pour pouvoir gérer son entreprise sereinement c’est d’avoir une démarche organisée qui vous facilitera la vie et ne vous oblige pas à perdre votre temps tous les jours ou toutes les semaines à chercher des papiers que vous avez laissé traîner un peu partout.
En résumé, un bon classement des papiers, la création de quelques bases de données et un suivi régulier de celles-ci vos permettra d’optimiser votre temps et de pouvoir vous recentrer sur votre cœur de métier ainsi que de profiter de votre temps libre. Donc n’hésitez pas à faire appel à une secrétaire free lance indépendante et à découvrir le métier de secrétaire freelance qui pourra mettre son expertise et son expérience à votre service.
Article rédigé par Fanny DA CRUZ de Fanny Assist Secrétaire freelance à Beauvais dans l’Oise
