Comment optimiser la gestion des congés de vos employés ?

Pour beaucoup d’entreprises, la gestion des congés et des absences représente un domaine complètement singulier. Pourtant, cela conditionne la productivité et donc la rentabilité. Entre autres, une mauvaise gestion peut conduire à une pénurie d’effectifs préjudiciable pour l’activité. De plus, une négligence à ce niveau peut causer du tort à l’employé à travers un solde congé erroné par exemple.

Dans un souci d’équité et de légalité, il convient de mettre sur pied une organisation RH efficace. Ainsi, pour faire face à l’expansion de leur activité, certaines entreprises misent sur l’automatisation de la gestion RH. Pourquoi ce choix ? Comment ces SIRH ou système d’information de gestion RH prennent-ils en charge les différents types de congés prévus par la loi ? En quoi sont-ils plus performants ? Bref, nous vous invitons à travers cet article à une revue des gains réels que ces systèmes automatisés peuvent apporter aux entreprises.

Un logiciel RH pour une gestion simplifiée des congés

Le Code du travail et le Code de prévoyance sociale prévoient plus d’une dizaine de sortes de congés. Pleines de subtilités, elles requièrent de l’expérience et de la méthode. Si vous utilisez un logiciel RH, vous pouvez simplifier la gestion des différents types d’absences et les congés auxquels vos employés peuvent prétendre. Ainsi, le logiciel RH vous permettra notamment de gérer les congés et les absences, suivre les activités et le dossier du personnel.

De plus, vous pourrez obtenir des indicateurs RH précieux pour le suivi de l’activité et effectuer un on/offboarding RH.

Le congé payé légal

La loi prévoit 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, soit un total de cinq semaines par an. Le calcul est en apparence simple, mais la gestion RH doit tenir compte des jours fériés nationaux et régionaux.

Les RTT et les jours de repos compensateurs

Généralement, les employés de la restauration, ceux des médias et beaucoup d’autres encore adoptent un planning régulier de 39 heures. Dans ce cas, ils bénéficient d’un régime conventionnel de réduction du temps de travail ou RTT. Attention toutefois au calcul de ces journées de repos systématiques ! Elles sont calculées uniquement sur la base des heures effectuées entre la 35e et la 39e heure de travail.

Le calcul devient plus délicat dans le cas des employés liés par un contrat de travail de 35 heures, mais qui sont amenés à travailler davantage. Dans ce cas, on ne parle pas de RTT, mais de journées de repos. Elles s’appliquent sur une base conventionnelle lorsque l’employé fait des heures supplémentaires.

Pour corser le tout, certaines classes de salariés ne bénéficient pas de ces régimes de repos, notamment les cadres. Aussi, le décompte de ces journées de récupération implique la considération de nombreux paramètres et un suivi méthodique.

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Les congés pour les événements familiaux et les maladies

Le salarié bénéficie d’un à cinq jours de congés pour les événements familiaux. Il s’agit de la durée minimale imposée par la loi. Elle peut être étendue sur la base d’une convention collective. Il peut s’agir d’un mariage, d’un PACS, d’une naissance, d’un décès, etc.

Pour ce type d’absence autorisée, le salarié doit fournir les pièces justificatives établissant son lien avec l’événement. Il peut s’agir de son mariage, de la naissance de son enfant, du décès d’un ascendant direct… Outre la classification de ces documents, le responsable RH doit aussi faire attention à décompter les jours de repos obligatoires et les jours fériés.

D’autres congés à motifs familiaux viennent s’ajouter à cette liste dans le cadre de la prévoyance sociale. Parmi les plus courants, on peut citer :

  • le congé de maternité et de paternité,
  • le congé d’adoption,
  • le congé parental d’éducation,
  • le congé d’assistance pour enfant malade,
  • le congé de solidarité familiale,
  • le congé de proche aidant,
  • les congés pour maladie,
  • etc.

Leur durée varie d’un cas à l’autre. De même, certains congés sont rémunérés, d’autres non. Autant de détails doivent être considérés pour effectuer convenablement le décompte de ces jours de congés.

Les congés pour motifs professionnels ou personnels

La loi autorise plusieurs sortes de congés pour motifs professionnels ou personnels. On distingue entre autres les congés pour formation, les congés pour la mobilité, le congé sabbatique, le congé pour la création d’entreprise, le congé sans solde…

Là encore, aucune durée de référence n’est établie et il incombe au service RH de comptabiliser les congés au cas par cas.

Pourquoi un logiciel de gestion RH peut-il soutenir les PME dans leur croissance ?

La grande diversité de congés donne un aperçu de la complexité de la gestion RH. Et pour ajouter à la difficulté, il y a encore les absences à gérer et les heures de travail effectif de chaque employé à comptabiliser. Ce n’est qu’à la fin de tout ce processus que la paie peut être établie.

L’utilisation d’un logiciel RH permet d’automatiser certaines tâches simples. De plus, le suivi et le classement du dossier personnel de chaque employé sont plus efficaces sur une application dédiée que dans un fichier Excel ordinaire.

Un gain de temps par l’automatisation

De la demande de congé à la validation, le processus prend du temps. Et pour une PME comptant 50 employés ou plus, cette démarche mobilise une grande partie de l’emploi du temps du responsable RH.

Avec un système automatisé, la demande est adressée directement au validateur. Elle ne requiert plus des allers et retours au service RH pour confirmer le solde des congés. L’employé reçoit alors plus rapidement la validation de sa demande. De même, le responsable RH se décharge de certaines tâches chronophages comme le calcul des soldes de congés.

Une méthode de travail plus précise et plus efficace

Comme le solde de congés est automatisé, le risque d’erreur est réduit. Pour s’assurer d’une précision optimale, choisissez un SIRH qui prend en charge un nombre maximal de types de congés et d’absences.

Une application RH dédiée doit aussi faciliter le processus de gestion des départs. Elle doit offrir une visibilité détaillée sur la superposition des congés planifiés surtout lors des périodes de vacances et les fêtes de fin d’année.

On trouve aussi aujourd’hui des systèmes de gestion RH de type self-service qui peuvent se révéler d’une grande praticité pour les PME. Dans ce système, l’employé enregistre lui-même ses heures de travail par exemple. Cela permet d’optimiser la compilation des heures travaillées, le calcul des heures supplémentaires et d’accélérer le traitement de la paie.