Entreprises : ces mentions à ne pas omettre !

Les mentions importantes en entreprise concernent toutes les formalités que l’on doit obligatoirement mettre dans un document ou un papier officiel d’une entreprise. Lorsque vous rédigez et envoyez des factures, des devis ou des documents commerciaux à vos clients ou à vos prospects, vous devez être absolument certain de mettre toutes les informations nécessaires. Sans cela, le document est nul et de nul effet aux yeux de la loi.

L’utilité de connaitre les mentions importantes dans les dossiers et paperasses est donc capitale pour tout entrepreneur. Les documents commerciaux mentionnés dans les articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce sont :

  • Les factures
  • Les notes de commande
  • Les tarifs
  • Les documents publicitaires
  • Les lettres et récépissés sur l’activité de votre entreprise et signés par elle
  • Les e-mails et tous les documents électroniques.

Sauf pour des envois internes ou d’ordre factuel, chacun de ces documents comporte des mentions spécifiques.

Le tampon encreur d’entreprise personnalisé

Le tampon d’entreprise est le symbole même de l’existence de votre entreprise. En effet, le tampon d’entreprise révèle de nombreuses informations. On peut par exemple y déterminer le nom de l’entreprise, la date où le papier a été signé, le nom et la fonction du signataire. Le cachet d’une entreprise apposé grâce à un tampon fait preuve de sa bonne foi et de sa réelle existence aux yeux de la personne destinataire du document. Faites appel à un expert en tampon encreur d’entreprise personnalisé pour réaliser le vôtre. En tant que professionnels, ils sauront vous conseiller par rapport à vos attentes et au profil de votre entreprise.

tampon d'entreprise

Quelles informations doivent figurer sur un tampon d’entreprise ?

Dès la création de votre entreprise, vous pensez au cachet et à tout ce qu’il comportera. En effet, le tampon est un sceau unique utilisé par votre société. Un cachet n’est pas obligatoire et n’a pas de valeur légale. Toutefois, il est nécessaire pour la forme. Un tampon d’auto-entrepreneur doit au moins comporter :

  • Le nom de l’entreprise
  • Le statut juridique (SARL, SAS, SASU, etc.)
  • Le montant du capital social
  • Le numéro SIRET de l’entreprise
  • La TVA auto-entrepreneur intracommunautaire

En dehors de cette liste, vous êtes libre d’ajouter plus de mentions sur votre cachet, ce ne sont que les bases.

À quoi sert un tampon d’entreprise ?

Les avantages d’un tampon d’entreprise sont tout d’abord la visibilité qu’elle offre. Où que vos papiers ou vos documents circulent, votre entreprise se fera connaitre grâce au cachet apposé. Très pratique, le tampon d’entreprise évite de taper ou d’écrire les mêmes informations à répétition. Effectivement, les mentions que le cachet d’entreprise comporte apparaîtront sur tous les documents. D’un côté, les partenaires pourront se fier à la crédibilité de l’entreprise en voyant toutes les informations concernant l’entreprise sur le cachet. L’identification d’une entreprise se fait plus aisément avec un cachet. Plusieurs sociétés peuvent avoir le même nom, seules les informations sur le sceau permettront de différencier deux entreprises ayant la même appellation.

Un tampon d’entreprise est-il obligatoire ?

Aucun article de loi ne stipule l’apposition d’un cachet d’entreprise sur un document officiel. Il sert uniquement d’objet de renseignement aux clients, aux partenaires, aux fournisseurs et à tous les acteurs en rapport avec l’entreprise. Les informations sur les tampons d’entreprise, elles, sont obligatoires. Afin de les faire connaitre à vos clients, vous les mettez sur votre tampon.

Un cachet prend toutefois une valeur légale lorsqu’il est apposé avec la signature d’un employé de l’entreprise habilité.

Les mentions obligatoires d’un cachet d’entreprise

À usage externe, un cachet doit comporter :

  • Une dénomination sociale, nom de l’entreprise
  • Une adresse de la société
  • Les coordonnées de l’entreprise telles que le numéro de téléphone, le site internet, l’adresse e-mail, etc.
  • Le statut juridique d’une entreprise
  • Le montant du capital social de l’entreprise
  • Un RCS et un numéro SIRET
  • Ou La TVA intracommunautaire
  • Le numéro de dossier ou la date d’expiration de la commande

À usage interne, les employés disposent chacun d’un tampon de l’entreprise. Dans ce cadre, il indique le nom, la fonction et les coordonnées du détenteur.

Par ailleurs, les mentions légales sur les tampons se spécifient selon le statut de l’entreprise ou des documents.

Les mentions légales sur tous les documents d’entreprise

Au sein d’une entreprise, de nombreux documents circulent vers les clients et les partenaires. Les factures et les devis, sont, dans la plupart des cas, les plus fréquemment utilisés. Le bien-fondé d’une facture ou d’un devis repose sur les mentions légales qu’ils comportent.

Les factures

La loi réglemente en quelque sorte les mentions qu’une facture comporte. Sous peine d’amende, vous devez absolument y faire figurer :

  • une numérotation de la facture
  • la date de la vente ou de la prestation de service
  • l’identité de l’acheteur
  • l’identité du vendeur ou prestataire
  • le numéro du bon de commande
  • le numéro individuel d’identification à la TVA
  • la désignation du produit
  • le décompte détaillé de la prestation fournit et du produit
  • le prix du catalogue
  • la majoration éventuelle de prix
  • le taux de TVA
  • le montant total de la TVA
  • la réduction de prix
  • la somme totale à payer hors taxe (HT).

Le devis

Il s’agit d’un document comportant tous les éléments essentiels pour le consommateur. Avant d’acheter un produit, il est tout à fait en droit de connaitre les détails sur l’offre et le prix de l’article. L’entreprise est donc tenue d’effectuer un devis avec toutes les mentions légales requises. En France, la loi stipule qu’un devis est obligatoire dès que l’engagement entre les parties dépasse 1500 euros. Que ce soit sur un devis d’entreprise ou d’auto-entrepreneur, il n’y a pas de grande différence, vous y ferez figurer :

  • Le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise
  • Le statut et forme juridique de l’entreprise
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA
  • Le nom et l’adresse du client
  • La date du devis et la durée de validité du devis
  • La date de début et durée surestimée
  • Les conditions de paiement
  • La somme totale à payer HT et TTC avec précision des taux de TVA applicables.

Respecter les mentions légales sur un document ou se faire un cachet d’entreprise n’est pas difficile. En cas de problèmes, faites-vous aider par des professionnels du domaine. Ils sont disponibles en ligne et assurent un travail impeccable.