La facture électronique reste encore d’actualité, malgré que ce dispositif ne soit pas nouveau en France. Et pour cause, cette numérisation de documents sera obligatoire pour toutes les entreprises en 2020.
En effet, cette démarche s’applique déjà aux grandes entreprises qui collaborent avec l’État dans les marchés publics. Quant aux autres types d’entreprise, elle reste encore incitative. Quoi qu’il en soit, la facture électronique fait partie des mesures prises dans le Plan France Numérique et deviendra un projet national pour renforcer la compétitivité via le numérique.
Pourquoi passer à la facture électronique ?
Le passage à la facturation électronique a plusieurs avantages indéniables pour l’entreprise. Déjà, c’est un procédé qui permet à l’entreprise de réduire ses émissions de CO2 et ainsi, son empreinte écologique. En effet, même si ça peut sembler être un geste anodin, il reste que le recours à ce type de procédé permet d’épargner plus d’une cinquantaine d’arbres par mois. Entre le coût du papier, le coup d’envoi des factures par courrier postal ou encore le temps passé à la rédiger et à les imprimer, le circuit traditionnel n’est plus aussi avantageux, aussi bien sur le plan financier que pratiques. En optant pour la facturation électronique, on peut faire de réelles économies, car comme tout est numérisé et stocké de manière efficace, cela permet à l’entreprise de mieux gérer les coûts.
Du côté des tâches au quotidien, le personnel n’est plus affecté aux travaux à faible valeur ajoutée et peut profiter de ce gain de temps pour s’atteler à d’autres tâches. L’entreprise bénéficie également d’un système d’archivage permanent et n’a plus besoin d’un espace de stockage pour tous les documents papier puisque tout est stocké sur un disque dur. Enfin, l’on notera que le passage à la facturation électronique permet d’améliorer la relation avec les clients et les fournisseurs. La dématérialisation de documents constitue notamment un bon outil de communication et un avantage concurrentiel pour l’entreprise.
Une mise en place progressive de facture au format dématérialisé selon la loi Macron
Auparavant, l’État est le seul à utiliser ce dispositif. Depuis le début de l’année 2017, c’est au tour des collectivités territoriales et des établissements publics d’adopter cette solution. L’objectif est de permettre une réduction des coûts du traitement et de la gestion de flux (bons de commande, bulletin de paie, gestion de courrier…), que ce soit entrant ou sortant. En effet, il s’agit d’une automatisation simple, rapide et efficace d’une facturation. Ainsi, les fournisseurs de l’État ont dû utiliser cette méthode de facturation depuis le dépôt, la transmission et la traçabilité des factures émises aux acteurs publics.
Dans la loi Macron du 6 août 2015, cette dématérialisation de facture s’appliquera progressivement à tout type d’entreprise que ce soit pour faire des factures clients ou des factures fournisseurs. Dans cette démarche, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 met en place un calendrier pour atteindre cet objectif en 2020. À savoir :
- début 2017 : basculement des grandes entreprises et des acteurs publics vers la facture dématérialisée ;
- début 2018 : basculement des entreprises de taille intermédiaire ;
- début 2019 : basculement des PME ;
- début 2020 : basculement des micros entrepris ;
À savoir : pour qu’une facture électronique conserve sa valeur fiscale, il faut qu’elle soit munie d’une signature électronique.
Facture électronique : une contrainte pour les chefs d’entreprises français
Contrairement aux autres entreprises des pays européens, ceux de la France connaissent un retard dans l’intégration des solutions de gestion. En effet, si l’e-facture est déjà adoptée par la Norvège, la Finlande, l’Autriche ou encore le Danemark depuis 2005, le démarrage des entreprises françaises est assez lent. Et pour cause, la mise en place d’un système informatisé de facture nécessite un grand changement tant au niveau de l’organisation d’une entreprise qu’au niveau de la logistique.
Certes, ce projet doit passer par un changement de processus métier, par une acquisition d’un outil tel qu’un logiciel de ged (gestion électronique de documents) et par une formation (si c’est nécessaire). Toutefois, ce ne sont pas les solutions logicielles de Lad-Rad qui manquent et la dématérialisation de facture permet un gain de temps et un gain de productivité. Les avantages de cette mesure n’ont donc qu’une valeur probante.
Stop aux activités chronophages
Si l’on revient au processus d’une gestion administrative, incontestablement, c’est un travail fastidieux. À l’exemple du traitement de facture qui implique la saisie des écritures comptables, le classement, la validation, le suivi et la gestion des litiges, l’archivage à vocation probatoire ou non… C’est tout un travail à la chaine, mais qui ne rapporte aucun bénéfice à une entreprise.
Selon l’étude de Markess International, le coût d’un traitement de facture est estimé à 13 à 16 euros selon le secteur d’activité et le volume de factures traitées. Outre ce problématique, il faut également ajouter les défauts de paiement. Du coup, la facture électronique et la dématérialisation des documents sont des mesures prises par le gouvernement afin de résoudre tous ces problèmes.
Pourquoi franchir le cap d’une facturation électronique ?
Bien qu’il soit onéreux, l’investissement d’un éditeur de ged ou d’une solution de dématérialisation garantit toujours un résultat probant à court ou à long terme. La dématérialisation permet une vraie économie sur le traitement des factures. Sur les logiciels ged, Ciel, EBP etc.. des modules sont déjà dédiés à cette gestion de facture. Outre cet avantage, ce logiciel de ged permet également d’automatiser le classement des factures et donc une meilleure gestion des archives. Aussi, la validation et la mise en paiement deviennent faciles grâce aux workflows qui sont paramétrables. Il est même possible d’automatiser la saisie des écritures comptables. Une option pour réduire les risques d’erreurs. À long terme, il est possible d’utiliser cette solution dans un travail collaboratif via Sharepoint.
