Que vous soyez une mairie ou une commune ou tout autre établissement qui dispose d’un statut de personne morale de droit public, recourir à une GED est aujourd’hui devenue incontournable. Et afin de vous aider à trouver la meilleure solution pour votre établissement, voici quelques conseils pratiques.
Collectivité territoriale : pourquoi opter pour la GED ?
Réduction de l’usage des documents en papier
Avec une GED pour les collectivités territoriales, vous pouvez réduire de moitié l’usage de documents en papier. Et outre réduire vos dépenses en impression, il serait aussi plus facile pour vous de classer et d’archiver vos dossiers.
Gain de temps important
Selon une étude, en utilisant une GED bien adaptée à votre structure, il est possible de diviser par 4 le temps de travail de vos personnels. Aussi, le délai pour les usagers à recevoir un document donné (acte de naissance, certificat de célibat, acte de propriété…) serait parallèlement plus court.
Une meilleure traçabilité des documents
Tracer un document archivé depuis plusieurs années pourrait nécessiter la mobilisation de beaucoup de personne. Or grâce à la gestion Electronique des Documents, cela pourrait se faire en quelques gestes.
Echanges de données rapides avec d’autres collectivités
Lors d’un déménagement ou pour d’autres besoins, un citoyen pourrait être amener à transférer certains dossiers dans une municipalité à une autre. Et si les deux collectivités utilisent une GED, cela pourrait s’effectuer en quelques minutes.
Une meilleure sécurisation de ses documents sensibles
Les dossiers stockés dans une collectivité sont pour la plupart sensibles. Et en les numérisant, il serait plus en sécurité et pourrait être tracer même si le document original a disparu ou a subi un dégât pour quelconque raison (incendie, dégât des eaux…).
Comment choisir la GED adaptée pour sa collectivité ?
GED open source ou logiciel propriétaire ?
Pour les PME et entreprise individuelle, exploiter une GED open source pourrait être intéressant. Mais pour une collectivité, ce n’est pas vraiment recommandé.
La modularité du workflow
Avant de mettre en place votre GED, il est très important si le workflow proposé par ce dernier pourrait être conforme à vos procédures internes ou non.
La technologie utilisée
Actuellement, pour plus de praticité, il est plus intéressant d’utiliser une GED en SAS. Grâce à cette technologie, il est possible d’accéder aux documents n’importe où et avec n’importe quel support (smartphone, ordinateur, tablette…).
Le prix
Même si ça vient à la fin, il est sans équivoque que le prix pourrait aussi influer sur le choix d’une GED. Et en fonction de vos besoins et de la taille de votre collectivité, vous pouvez soumettre un appel d’offre ou bien faire un marché de gré à gré.
