La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.). Elle repose sur un référentiel national qualité (RNQ) structuré autour de 7 critères Qualiopi et de 32 indicateurs. Comprendre ces critères, savoir lesquels s’appliquent à votre situation et identifier les preuves attendues lors de l’audit : voilà ce que cet article vous permet de faire, concrètement.
Qu’est-ce que le référentiel national qualité Qualiopi ?
Le référentiel national qualité, publié en annexe du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, est le document socle de la certification. Il s’applique à l’ensemble des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC), c’est-à-dire :
- les organismes de formation continue (OF) ;
- les centres de bilan de compétences (CBC) ;
- les organismes accompagnant la validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- les centres de formation par apprentissage (CFA).
Pour faciliter l’interprétation du RNQ, le ministère du Travail publie régulièrement un guide de lecture Qualiopi, actualisé à plusieurs reprises depuis 2019 (versions 9 et 10 notamment). Ce guide précise les éléments de preuve attendus pour chaque indicateur Qualiopi et clarifie les modalités d’audit. Il est indispensable de s’y référer avant toute préparation.
Le référentiel distingue un socle de 22 indicateurs communs à toutes les catégories d’OPAC, auxquels s’ajoutent des indicateurs spécifiques selon le type d’action proposée. Résultat : le nombre d’indicateurs à valider varie selon votre activité (de 22 pour un bilan de compétences à 32 pour un CFA).
Combien d’indicateurs selon votre type de prestation ?
Avant de détailler chaque critère, voici un tableau synthétique du nombre d’indicateurs applicables par type d’action :
- Action de formation continue : 23 indicateurs
- Formation certifiante : 26 indicateurs (s’ajoutent les indicateurs 3, 7 et 16)
- VAE : 24 indicateurs
- Bilan de compétences : 22 indicateurs
- CFA (apprentissage) : 32 indicateurs, soit la totalité
Les indicateurs 13 et 28 ne s’appliquent qu’aux organismes réalisant des actions de formation en situation de travail (AFEST) ou par alternance. L’indicateur 27, lui, concerne tous les organismes faisant appel à des formateurs externes (sous-traitance). Identifier précisément vos indicateurs applicables est la première étape concrète avant toute préparation à l’audit.
Critère 1 : l’information du public
Le premier critère porte sur la transparence et la clarté des informations diffusées avant l’entrée en formation. L’idée est simple : un bénéficiaire doit pouvoir choisir une formation en connaissance de cause, sans devoir contacter l’organisme pour obtenir des informations basiques.
Ce critère regroupe 3 indicateurs :
- Indicateur 1 : clarté des informations communiquées (tarifs, prérequis, modalités d’inscription, accessibilité aux personnes en situation de handicap, modalités d’évaluation, compétences visées).
- Indicateur 2 : publication d’indicateurs de résultats (taux de satisfaction, taux de réussite, rapports d’activité).
- Indicateur 3 : taux d’obtention des certifications professionnelles et informations sur les équivalences, passerelles et débouchés (applicable uniquement aux formations certifiantes).
En pratique, l’auditeur vérifiera votre site internet, vos plaquettes commerciales et vos programmes. Une page programme incomplète, sans mention du handicap ou sans indicateurs de résultats publiés, constitue un motif de non-conformité fréquent sur ce critère.
Critère 2 : objectifs et adaptation des prestations proposées
Ce critère évalue la rigueur avec laquelle les actions de formation sont conçues. Les objectifs doivent être clairement définis, cohérents avec les besoins des bénéficiaires et, le cas échéant, alignés sur les référentiels de certification. Il couvre 5 indicateurs (4 à 8).
- Indicateur 4 : analyse du besoin du bénéficiaire et de son employeur avant la formation.
- Indicateur 5 : définition d’objectifs pédagogiques opérationnels et évaluables.
- Indicateur 6 : définition des contenus et des modalités pédagogiques en cohérence avec les objectifs.
- Indicateur 7 : prise en compte des exigences du référentiel de certification visé (applicable aux formations certifiantes).
- Indicateur 8 : positionnement à l’entrée du bénéficiaire pour adapter le parcours à son niveau réel.
Un organisme qui propose la même séquence pédagogique à tous ses apprenants sans positionnement préalable sera en difficulté sur l’indicateur 8. L’analyse du besoin (indicateur 4) doit être documentée : un simple entretien téléphonique non tracé ne suffit pas.
Critère 3 : accueil, suivi et évaluation des bénéficiaires
C’est l’un des critères les plus riches, avec 8 indicateurs (9 à 16). Il interroge la qualité du suivi tout au long de la prestation et la capacité de l’organisme à s’adapter en cours de route.
- Indicateur 9 : communication des conditions de déroulement de la formation aux bénéficiaires.
- Indicateur 10 : adaptation de la prestation en cours de formation si nécessaire.
- Indicateur 11 : évaluation de l’atteinte des objectifs en fin de parcours.
- Indicateur 12 : suivi de l’engagement et de la progression des bénéficiaires.
- Indicateur 13 : coordination pédagogique avec les maîtres d’apprentissage (CFA et AFEST uniquement).
- Indicateur 14 : actions favorisant l’exercice de la citoyenneté (CFA uniquement).
- Indicateur 15 : information des apprentis sur leurs droits et devoirs (CFA uniquement).
- Indicateur 16 : organisation et préparation de la présentation à la certification (formations certifiantes).
Les auditeurs examinent ici les feuilles de présence, les livrets d’apprentissage, les évaluations formatives et les comptes rendus de suivi. L’absence de traçabilité de l’adaptation pédagogique (indicateur 10) est une source récurrente de non-conformité.
Critère 4 : adéquation des moyens pédagogiques et techniques
Ce critère (indicateurs 17 à 20) s’assure que l’organisme dispose des ressources nécessaires pour délivrer des prestations proposées de qualité : locaux adaptés, matériel pédagogique à jour, encadrement suffisant et coordination des acteurs impliqués.
- Indicateur 17 : adéquation des moyens humains et techniques aux prestations.
- Indicateur 18 : coordination entre les différents intervenants pédagogiques.
- Indicateur 19 : accessibilité et pertinence des ressources pédagogiques mises à disposition.
- Indicateur 20 : présence de personnels dédiés à l’accueil et à l’accompagnement des apprentis (CFA uniquement).
Pour une formation e-learning, l’indicateur 17 implique de démontrer que la plateforme est fonctionnelle, accessible et réellement utilisée. Un organisme présentant un catalogue de ressources pédagogiques obsolètes ou un ratio formateur/stagiaire manifestement insuffisant s’expose à une non-conformité majeure.
Critère 5 : qualification des personnels
Les compétences des équipes pédagogiques et administratives sont au cœur de ce critère, articulé autour de 2 indicateurs (21 et 22).
- Indicateur 21 : vérification que les intervenants possèdent les compétences requises pour animer les formations.
- Indicateur 22 : existence d’un dispositif de gestion et de développement des compétences des personnels.
Concrètement, l’organisme doit pouvoir produire les CV, diplômes et expériences professionnelles de ses formateurs, ainsi que des preuves de formation continue interne. Un plan de développement des compétences, même simple, répond à l’indicateur 22. L’absence de tout suivi des formations suivies par les formateurs eux-mêmes est un point de vigilance majeur.
Critère 6 : investissement dans l’environnement professionnel
Ce critère (indicateurs 23 à 29) évalue dans quelle mesure l’organisme se tient informé des évolutions de son secteur et s’y adapte. Il couvre à la fois la veille réglementaire, la veille métier et les pratiques d’inclusion.
- Indicateur 23 : veille légale et réglementaire sur la formation professionnelle.
- Indicateur 24 : veille sur les évolutions des emplois et des métiers concernés par les formations.
- Indicateur 25 : veille pédagogique et technologique (nouvelles méthodes, outils numériques, etc.).
- Indicateur 26 : prise en compte des situations de handicap dans l’accès et le déroulement des formations.
- Indicateur 27 : formalisation des relations avec les sous-traitants et vérification de leurs compétences.
- Indicateur 28 : adaptation des pratiques pédagogiques aux spécificités de la formation en situation de travail (AFEST).
- Indicateur 29 : suivi de l’insertion professionnelle des bénéficiaires (CFA).
La veille est souvent sous-estimée par les organismes en phase de préparation. Elle doit être documentée : abonnements à des newsletters sectorielles, participation à des événements professionnels, compte-rendus de réunions internes sur les évolutions réglementaires. Un simple classeur de coupures de presse non daté ne suffira pas à convaincre un auditeur.
Critère 7 : recueil des appréciations et amélioration continue
Dernier critère du référentiel national qualité, il couvre les indicateurs 30 à 32 et porte sur la capacité de l’organisme à s’améliorer en continu grâce aux retours de ses parties prenantes.
- Indicateur 30 : recueil systématique des appréciations des bénéficiaires, des financeurs et des employeurs.
- Indicateur 31 : traitement des réclamations et des difficultés rencontrées.
- Indicateur 32 : mise en place d’actions d’amélioration continue issues de l’analyse des appréciations et des réclamations.
Le simple fait de distribuer un questionnaire de satisfaction en fin de stage ne suffit pas. L’auditeur cherchera une boucle complète : collecte, analyse, décision d’amélioration, mise en oeuvre et suivi de l’effet. Un tableau de bord qualité, même basique, avec des actions tracées dans le temps, répond efficacement à ces trois indicateurs.
Non-conformités fréquentes et conseils pour l’audit
Certaines non-conformités reviennent systématiquement lors des audits Qualiopi. Les voici, avec des pistes concrètes pour les éviter :
- Informations manquantes sur le site web (indicateur 1) : vérifiez que chaque programme publié mentionne les tarifs, prérequis, modalités de handicap et indicateurs de résultats.
- Absence de positionnement à l’entrée (indicateur 8) : mettez en place un test de positionnement ou un entretien structuré et tracé avant chaque formation.
- Sous-traitance non formalisée (indicateur 27) : rédigez des contrats ou conventions avec chaque formateur externe, incluant une vérification de ses compétences.
- Veille non documentée (indicateurs 23 à 25) : créez un registre de veille simple, daté et alimenté régulièrement.
- Amélioration continue non bouclée (indicateur 32) : reliez explicitement chaque action d’amélioration à une appréciation ou réclamation identifiée.
La préparation à l’audit Qualiopi demande en moyenne plusieurs mois de travail documentaire. Commencer par identifier précisément vos indicateurs applicables, puis construire les preuves une par une, reste la méthode la plus efficace pour aborder l’audit sereinement. Découvrez nos ressources pour préparer votre certification Qualiopi et structurer votre démarche qualité étape par étape.
Questions fréquentes sur les critères Qualiopi
Quelle est la différence entre un critère et un indicateur Qualiopi ?
Un critère est un axe qualité général (par exemple, l’information du public). Un indicateur est une exigence précise et mesurable rattachée à ce critère, pour laquelle l’organisme doit fournir des preuves concrètes lors de l’audit.
Tous les organismes de formation sont-ils soumis aux 32 indicateurs ?
Non. Seuls les CFA sont concernés par l’intégralité des 32 indicateurs. Les OF en formation continue en valident 23, les organismes proposant des formations certifiantes en valident 26, et les centres de bilan de compétences seulement 22.
Qu’est-ce que le guide de lecture Qualiopi ?
C’est le document officiel publié par le ministère du Travail qui interprète chaque indicateur du RNQ et précise les éléments de preuve attendus. Il est régulièrement mis à jour. La version 10 est actuellement en vigueur et doit être consultée en priorité pour toute préparation.
Combien de temps dure la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est délivrée pour 3 ans. Elle est assortie d’un audit de surveillance intermédiaire, généralement à 18 mois, lors duquel un sous-ensemble d’indicateurs est contrôlé. Un audit de renouvellement complet a lieu à l’échéance des 3 ans.
Que se passe-t-il en cas de non-conformité lors de l’audit ?
Les non-conformités sont classées en majeures et mineures. Une non-conformité majeure bloque la délivrance ou le maintien de la certification jusqu’à correction. Une non-conformité mineure doit être levée dans un délai fixé par l’organisme certificateur, sous peine de reclassement en majeure. Un plan d’action documenté est exigé dans les deux cas.
