Pour optimiser la gestion de ses ressources humaines, la plupart des PME et Grandes Entreprises utilisent un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines). Mais pour rendre encore plus fluide la gestion de ses personnels, il est aujourd’hui important d’utiliser des outils comme Mypeopledoc. Solution très simple d’utilisation, il a pour objectif de dématérialiser ses documents RH les plus courants (Fiche de paie, contrat de travail, fiche individuelle, avantages et primes…).
Mypeopledoc c’est quoi exactement ?
Développée en 2007, la plateforme Mypeopledoc est similaire à un service postal. Mais sa particularité, c’est qu’il offre la possibilité de tout dématérialiser donc on ne manipule aucun papier. Utilisant la technologie SAAS, cet outil est accessible depuis un navigateur web. Véritable coffre fort numérique, tous les dossiers sont archivés sur un serveur distant ultra sécurisé.
Les fonctionnalités proposées par mypeopledoc
- Gestion des formalités administratives
Grâce à cette fonctionnalité, il serait très facile de vérifier la conformité de chaque salarié vis-à-vis de la législation française (déclaration auprès de l’Urssaf, gestion IGR, cotisation sociale….). De l’onbording à l’offbording du salarié, le Responsable des Ressources humaines pourrait donc vérifier si tous les processus effectués répondent bien aux règlements imposés par la loi ou non.
Outre les formalités administratives, avec cette option, il est aussi possible de gérer les dossiers relatifs à une mutation vers une autre filiale ou bien une promotion ou une affectation vers un autre service ou direction.
- Collecte des besoins des salariés
Case Management & Knowledge Portal, via cette fonctionnalité, il serait plus facile de récolter et d’analyser les besoins de ses salariés. Entièrement personnalisable, on peut tout à fait classer chaque besoin par nomenclature (besoin de formation, demande augmentation, requête sur l’amélioration du cadre de travail…).
- Classement et archivage des documents RH
A partir de cette option, le salarié pourrait en tout temps avoir en main tous les documents lui concernant (contrat de travail, fiche de paie, autorisation de travail, performance individuelle, certificat de travail…). A tout moment, ces fichiers pourraient être télécharger ou bien être transférer vers un autre utilisateur.
- Accès à des données analytiques
Très intuitive, les données analytiques permettent d’évaluer en un clic la performance de la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Outre le suivi des dispaches des fiches de salaire, on peut également calculer le turnover et d’évaluer le niveau de satisfaction global de ses salariés.
- Interconnexion avec un SIRH
A travers un API ou Interface de programmation, il est tout à fait possible de relier l’outil mypeopledoc avec un SIRH. Avec cette fonctionnalité, le responsable RH pourrait grandement gagner en productivité.
Pourquoi mypeopledoc au lieu d’envoyer des mails ?
L’envoi de fiche de paie ou autres documents RH pourrait très bien se faire par le biais d’un mail. Mais il y a plusieurs raisons d’opter pour mypeopledoc au lieu d’adopter cette pratique. Avant tout, il y a la gestion des documents. En principe une boite mail n’est pas configurer pour ce besoin. A part cela, il y a la sécurité. Comme ce sont des fichiers confidentiels, s’ils tombent dans de mauvaises main, ça pourrait grandement nuire à l’entreprise. En effet conformément au Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD), l’employeur est tenu pour responsable en cas de fuite de données sensibles concernant leurs salariés (numéro de sécurité sociale, état civil, adresse…).
Quels sont les avantages de Mypeopledoc ?
- Avec Mypeopledoc il y a zéro papier
Les forfaits d’abonnements sur Mypeopledoc seront très vite amortis car l’entreprise n’a plus besoin d’imprimer mensuellement les fiches de paie de ses salariés. Aussi, ça pourrait également permettre de gagner plus d’espace dans le bureau du service RH. Et à part cela, c’est aussi plus écologique.
- Une gestion RH plus souple
Grâce à cette plateforme, la gestion RH serait plus souple car on pourrait avoir une interface en 360 degré sur les informations concernant ses salariés. Aussi, avec son API configurable, les données et informations sur Mypeopledoc pourraient très bien être traiter avec d’autres applications.
- Proposition de formation pour les utilisateurs
Pour faciliter le déploiement de Mypeopledoc dans l’entreprise, ils peuvent proposer une formation entièrement sur mesure.
Combien coûte l’accès à mypeopledoc ?
Contrairement à d’autres logiciels HR analytics et onbording/ offbording, Mypeopledoc est entièrement payant et n’est pas accessible pour un essai gratuit. Pour son coût, il est accessible à partir de 0.01 dollar américain/utilisateur.
Tutoriel pour utiliser MyPeopleDoc
Comment fonctionne MyPeopleDoc ?
Avec MyPeopleDoc, chaque utilisateur possède un espace personnel sécurisé. Dans ce coffre, le client peut y déposer ses documents et ses fichiers. La taille d’un document est limitée à 250 Mo et l’ensemble des dossiers ne doit pas dépasser les 10 Go. Le client a la possibilité de partager ses dossiers au public avec la création d’un espace de partage. Des nombreuses fonctionnalités comme la copie, le déplacement, la création ou encore la suppression d’un document sont disponibles. Pour cette dernière, les fichiers supprimés sont envoyés automatiquement dans la corbeille. Pour supprimer un document de façon définitive, il faut vider la corbeille. Avec MyPeopleDoc, il est également possible de lier son compte personnel avec plusieurs autres comptes. De cette façon, les utilisateurs peuvent s’envoyer des documents. C’est très pratique car, les employeurs seront en mesure d’envoyer directement les fiches relatives au travail à ses employés. Avec MyPeopleDoc, les historiques des activités seront également conservés pendant une durée de 30 jours. L’historique est accessible en permanence et contient des informations relatives à la connexion de compte personnel et à la gestion des documents.
Comment créer un compte mypeopledoc ?
La création d’un compte MyPeopledoc se fait seulement par invitation des employeurs. Cependant, les salariés peuvent s’inscrire sur la plateforme en ligne de digitalisation RH et demander une invitation avec la rubrique « Demander une invitation ». Une fois cela faite, un email est envoyé à l’adresse de l’employeur indiqué au cours de la création du compte. Avant de bénéficier des services offerts par MyPeopleDoc, il faudra d’abord activer le compte personnel.
Comment activer mon compte mypeopledoc
Normalement, l’utilisateur devra disposer d’un email et d’un mot de passe temporaire après la création de son espace professionnel. Dans le cas contraire, il faut contacter immédiatement l’employeur ou vérifier le Pourriel. Dans ce mail, un code de validation est ajouté. C’est avec ce code à usage unique que l’on peut activer un compte MypeopleDoc. Toutefois, il convient de rappeler que le code n’est valable que pendant 30 jours après la création du compte. Afin d’activer le coffre personnel, il suffit de se rendre sur l’adresse indiquée dans l’email et de remplir les formulaires d’activation. L’employeur peut également ajouter un mot clé pour augmenter la sécurité de l’espace MyPeopleDoc.
Comment accéder à mypeopledoc
Une fois le compte activé, le salarié est désormais en mesure de profiter toutes les fonctionnalités offertes par MypeopleDoc. Pour cela, il faut déjà se rendre sur l’interface de connexion de la plateforme de digitalisation RH. Il ne reste plus qu’à saisir l’adresse email ainsi que le mot de passe et appuyer sur le bouton « Se connecter ».
