Vous êtes entrepreneur, exercez avec un statut indépendant ou êtes à la tête d’une petite entreprise et vous avez pris conscience que l’organisation du volet administratif de votre activité est une des clés de votre succès ? Alors, voici quelques conseils pratiques pour vous aider à gagner du temps sur la gestion de votre paperasse, afin que vous puissiez vous concentrer au mieux sur votre activité.
Un tampon d’entreprise
Bien que ce ne soit pas une obligation légale, acquérir un ou plusieurs tampons encreurs pour votre entreprise peut être une idée à explorer, selon vos besoins personnels. Pour recevoir les vôtres rapidement, vous pouvez les commander en ligne sur Otypo.com par exemple.
Pour un faible investissement, les tampons encreurs servent à automatiser certaines mentions, vous permettant ainsi de gagner du temps, mais aussi d’éviter les fautes de frappe, notamment si vous devez faire figurer des numéros sur vos documents.
Pour un tampon que vous utiliserez comme une signature d’entreprise, vous pouvez y faire apparaitre les mentions suivantes :
- Le nom de votre entreprise
- L’adresse de son siège social
- Votre numéro de SIRET
- Votre logo
Pour un tampon à utiliser sur des courriers envoyés à des prospects, vous pouvez faire apparaitre votre numéro de téléphone, votre adresse email et l’adresse de votre site internet, afin que vos informations de contact y soient regroupées.
Si votre activité le nécessite, vous pouvez aussi utiliser des tampons « Urgent », « Original » ou encore « Confidentiel ». Ces mentions peuvent être apposées sur les enveloppes et/ou sur les documents.
En créant votre tampon, vous pourrez choisir la police d’écriture, la forme ou encore la couleur pour en faire un outil personnalisé et adapté à vos besoins.
Le classement des dossiers
Un bon classement de vos dossiers vous permet de suivre au mieux votre activité, de tenir une bonne comptabilité, d’avoir une vision claire de votre espace de travail et de vous libérer l’esprit. En effet, il est agréable de savoir où trouver un document lorsqu’on le cherche. Au-delà du gain de temps, c’est un confort mental que vous vous offrez lorsque vous organisez vos dossiers.
En tant qu’entrepreneur, vous avez à traiter cinq grandes familles de documents :
- Les clients
- Les fournisseurs
- Le personnel de l’entreprise (ou vos propres documents d’entrepreneur individuel)
- L’administration fiscale
- Les documents bancaires
Vous pouvez ouvrir un dossier pour chaque famille de documents, chacun avec une couleur distincte, et à l’intérieur de chaque dossier, ouvrir un classeur par année et entrer les documents par ordre chronologique. Des intercalaires peuvent vous permettre de séparer les mois, pour encore plus de visibilité.
La clé de tout bon classement est d’être régulier. Si vous vous astreignez à la tâche chaque jour, cela ne vous prendra que quelques minutes en fin de journée. En revanche, si vous décidez d’une journée classement une fois par semaine, cela risque de vous prendre quelques heures.
C’est à vous d’évaluer, selon votre activité et vos besoins personnels, à quelle fréquence vous souhaitez vous y atteler.
Les bannettes de bureaux
Nous avons vu comment organiser vos armoires de travail, mais votre bureau doit lui aussi être organisé pour vous permettre de travailler en toute sérénité. Sur votre bureau physique, vous pouvez disposer, selon vos besoins, plusieurs bannettes pour les documents papier, par exemple :
- Demandes à traiter
- Factures à payer
- Devis à envoyer
- Documents à classer
Ces bannettes vous éviteront d’avoir des papiers qui trainent sur votre bureau. Si vous utilisez une bannette « Documents à traiter », apposez la date de réception des documents à l’aide d’un tampon et faites en sorte que les plus anciens soient sur le dessus de la pile pour les traiter dans l’ordre chronologique.
La même méthode de tri peut être transposée à votre bureau d’ordinateur. Vous pouvez aussi créer des dossiers dans votre boite de messagerie électronique afin d’organiser vos emails.
Les catégories d’emails
Organiser vos emails par catégories peut prendre un certain temps, mais une fois votre messagerie structurée, vous ne regretterez pas cet effort, surtout si vous utilisez beaucoup ce moyen de communication.
Selon votre messagerie, les étiquettes peuvent être nommées différemment, mais elles ont toujours la même fonction, à savoir classer vos emails pour une meilleure visibilité. Vous pouvez créer des sous-étiquettes sur plusieurs niveaux afin de hiérarchiser les dossiers. Par exemple, un dossier clients peut être divisé en sous-dossiers, un pour chaque client. Et dans chaque dossier propre à un client, vous pouvez encore diviser selon vos besoins, par missions, par exemple.
