L’organisation d’un évènement commercial est généralement un moment clé dans une société. C’est l’occasion pour l’entreprise de mettre en œuvre la stratégie élaborée pour présenter ses produits et services. L’évènement commercial permet également à l’entreprise d’attirer l’attention de ses prospects et de sa clientèle en se présentant sous son meilleur jour. Il est donc capital qu’il soit bien préparé. Hormis la définition de l’objectif, le choix du lieu de l’évènement ou encore la détermination du budget à consacrer à cette manifestation, il existe d’autres éléments à prendre en compte pour la réussite d’un évènement professionnel. De quoi s’agit-il ? Nous vous en disons plus dans la suite de cet article.
Utilisez des poteaux de guidage
Lors de la préparation de votre évènement commercial, vous aurez besoin d’outils de différents types dont des potelets. Le poteau de guidage est un équipement qui sert à orienter les clients et les invités, pour les aider à se repérer facilement. C’est le même outil qui est utilisé dans les aéroports et qui sert de guide aux passagers.
En organisant cet évènement commercial, vous cherchez certainement à améliorer la notoriété de votre entreprise, présenter vos produits et faire des ventes. Afin de gérer le flux de personnes présentes, vous aurez besoin d’outils tels que les poteaux de guidage. Ils permettront par exemple de créer des files d’attente au niveau des caisses, d’orienter les clients vers les cabines d’essayage ou encore de fluidifier la circulation sur le lieu de l’évènement.
Les potelets peuvent également être utilisés pour la sécurisation d’un périmètre. Vous pouvez donc vous en servir pour signaler les zones interdites au public ou encore pour aider les participants qui ne retrouvent pas leur chemin.
Aujourd’hui, les éléments d’un poteau de file d’attente peuvent être personnalisés. Si vous participez à un évènement commercial regroupant plusieurs entreprises par exemple, la personnalisation des rubans de vos poteaux de balisage vous permettra de vous démarquer de la concurrence. Des spécialistes tels que Potelet vous permettent de modifier les pièces selon vos goûts et les informations capitales à afficher.
Pour choisir vos poteaux de guidage, vous devez tenir compte de plusieurs éléments. En fonction du type de produits que vous proposez lors de l’évènement, il est préférable de choisir des outils pouvant comporter des accessoires. Le guide file doit également concorder avec le lieu de l’évènement. Optez donc pour des modèles capables de résister aux intempéries de l’extérieur, tout en ayant un aspect présentable pour l’intérieur.
Motivez vos troupes !
Pour que l’organisation ou la participation de votre entreprise à un évènement commercial soit une totale réussite, il est nécessaire que vos équipes soient engagées. En effet, ce sont les membres de votre personnel qui accueilleront les prospects et les clients. Afin de motiver vos troupes, vous pouvez mettre en place un concours. Ainsi, les commerciaux qui sont encore à la traîne seront boostés et feront de leur mieux pour recruter les prospects.
Pour vos commerciaux par exemple, vous pourrez lancer un challenge consistant à récupérer le plus de fiches contacts ou encore distinguer celui qui réalisera le plus de ventes. Celui qui remportera le défi recevra une prime ou un lot en guide de récompense.
Si vous voulez que cette méthode porte ses fruits, il est capital de désigner le ou les vainqueurs du concours à la fin de chaque journée. Cela permettra de motiver les équipes pour le jour suivant au cas vous participiez à un salon qui dure plusieurs jours.
Quoi qu’il en soit, le lancement d’un challenge au sein de vos troupes est un excellent moyen de vous assurer que vos objectifs seront atteints.
Assurez-vous que tout est prêt la veille de l’évènement
Pour que tout se passe bien le jour J, vous devez réaliser les aménagements du lieu ou installer votre stand la veille. Une fois que tout a été installé, prenez du temps pour tout contrôler et donnez les directives nécessaires pour arranger ce qui ne l’est pas.
Nous vous conseillons de vous rendre sur le lieu de l’évènement avec du matériel. Cela vous permettra de modifier ce qui ne vous plaît pas ou de régler un détail oublié par les membres de votre personnel.
En outre, anticipez les changements brusques. Au fur et à mesure que la date de l’évènement approche, il est possible que des surprises, pas forcément agréables, apparaissent. Des situations imprévues peuvent survenir et chambouler toute votre préparation.
Pour éviter d’être déstabilisé, il est conseillé de conserver une certaine flexibilité dans votre organisation. Tout d’abord, mettez plusieurs personnes sur le projet. S’il est vrai que la tenue de l’évènement commercial est votre initiative, vous devez apprendre à connaître vos limites et à déléguer. Collaborer avec plusieurs personnes sur le projet vous permettra d’avoir des solutions efficaces en situation de crise.
Aussi, prévoyez toujours une solution secondaire. Par exemple, si l’un de vos invités ne peut plus être présent, remplacez-le par un autre intervenant que vous aurez déjà désigné au préalable.
Faites de la publicité sur les réseaux sociaux
La communication autour de votre évènement commercial constitue l’un des principaux facteurs de réussite. Si vous voulez atteindre ou vous rapprocher de vos prévisions en matière de participation, il est nécessaire de faire la publicité de l’évènement sur les canaux adéquats.
Si vous avez de la popularité sur les réseaux sociaux, lancez une campagne publicitaire en publiant du contenu attractif et en donnant les renseignements nécessaires sur l’évènement. Vous pouvez également acheter de la publicité sur les réseaux sociaux. Les options de ciblage offertes par les plateformes de publicité sur les médias sont très simples et efficaces.
Vous pouvez donc sponsoriser votre contenu pour gagner en visibilité et atteindre votre public à travers le ciblage par publications, par centres d’intérêt, etc. Le point positif de cette technique est qu’elle est accessible à toutes les entreprises. La publicité sur les réseaux ne nécessite pas un grand budget et offre un ROI conséquent, qui peut être facilement mesuré. Elle est davantage indiquée pour les petites et moyennes entreprises qui ne peuvent pas consacrer de grands moyens à la publicité.
