Les pertes dues aux vols et fraudes affectent particulièrement les petites entreprises. Cela s’explique par le fait qu’elles ne disposent pas de moyens financiers conséquents pour absorber ces pertes.
Selon le Better Business Bureau, près de 30 % de toutes les faillites d’entreprise sont dues à des vols commis par des employés. Les experts en sécurité d’entreprise, eux, estiment que 25 à 40 % de tous les employés volent leur employeur. Et selon la Commission européenne, les entreprises perdent chaque année 5 % de leurs revenus à cause de la fraude des employés. D’après les informations recueillies dans l’étude 2014 de l’ACFE sur la fraude mondiale, la perte médiane causée par un seul cas de fraude professionnelle est de 145 000 euros.
Grâce à une connaissance approfondie des points de vulnérabilité et à la capacité à repérer les signaux d’alarme, les entreprises peuvent atténuer le risque de vols et de fraudes. Faisons le point dans cet article.
Comment les employés volent-ils leur entreprise ?
Les employés utilisent de nombreux stratagèmes pour escroquer leurs employeurs. La plupart entrent dans la catégorie du détournement de fonds, qui consiste à utiliser des ressources ou des biens à leur propre avantage financier.
Petite précision : cette liste n’est aucunement exhaustive. En effet, les criminels sont capables de mettre au point des systèmes de détournement de fonds complexes. Toutefois, elle illustre la diversité des menaces auxquelles les entreprises sont confrontées.
Les types de malversations les plus courants sont les suivants.
Le vol de biens dans les entreprises
Un employé malhonnête peut voler de l’argent ou des biens qui appartiennent légitimement à l’entreprise. Il s’agit de délits tels que :
- l’écrémage des caisses enregistreuses
- le transfert de fonds de l’entreprise sur un compte personnel
- le vol de stocks
- la fraude par chèque
La fraude aux fournisseurs
Dans ce cas, un employé crée une facture fictive ou gonfle des frais légitimes. Ensuite, il transfère des paiements de l’entreprise sur un compte qu’il contrôle.
Le faux remboursement
Il s’agit certainement du cas de fraude le plus répandu au sein des entreprises aujourd’hui. Les employés déguisent des dépenses personnelles en dépenses professionnelles, puis demandent un remboursement. C’est là la limite des notes de frais et autres remboursements professionnels sur justificatifs. L’employé peut également exagérer une dépense professionnelle raisonnable et empocher la différence.
La fraude sur les salaires
L’auteur de la fraude émet des chèques à destination de personnes qui ne travaillent pas pour l’entreprise. Ensuite, il les encaisse lui-même.
Comment prévenir le vol et la fraude des employés ?
Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions efficaces pour prévenir le vol et la fraude des employés. En voici quelques-unes.
Gérez l’inventaire et l’activité du personnel avec un système de vidéosurveillance de qualité
La vidéosurveillance est bénéfique pour tout le monde, car elle permet de capturer des preuves de délits, comme le vol. Les images enregistrées par une caméra de vidéosurveillance peuvent être utilisées comme preuves au tribunal, ce qui permet de renforcer votre dossier, le cas échéant. Elles peuvent également contribuer à la protection de vos employés. Pourquoi ? Car de nombreuses caméras de vidéosurveillance ont un effet dissuasif sur les personnes qui cherchent à commettre un délit dans les environs.
La qualité de l’image peut également contribuer à l’identification d’un coupable. Nous vous recommandons donc d’investir dans un système de pointe pour protéger à la fois votre entreprise et vos employés. Ainsi, le mieux serait de se renseigner sur les solutions de vidéosurveillance pour professionnel et choisir les dispositifs adaptés pour la sécurisation de vos locaux : caméras sans fil et connectées, reconnaissance faciale, caméras thermiques…
Apprenez à connaître vos employés
Plusieurs indicateurs permettent de penser qu’une personne peut avoir l’intention ou le potentiel de commettre un vol. On cite :
- un besoin soudain ou une propension à travailler tard ou à faire des heures supplémentaires excessives
- un style de vie bien supérieur au niveau de salaire
- des objections trop fortes aux changements financiers, d’inventaire ou d’approvisionnement au sein de l’entreprise
- une preuve d’emprunts persistants ou de jeu compulsif
Il est également recommandé aux petites entreprises, en particulier, de procéder à des vérifications des antécédents de ses employés. Ceci, afin d’identifier les incidents passés de vol ou les antécédents de vol de ces derniers. Il est également conseillé de contacter toutes les références.
Supervisez les employés
Il est primordial que vos employés soient bien encadrés. Il doit en être de même pour l’exécution de leurs tâches, leurs accès aux différentes zones des locaux… Il serait également judicieux de confier la gestion des finances de l’entreprise à plusieurs personnes.
Examinez tous les reçus et les factures
Qu’il s’agisse de travaux de construction que vous venez de faire réaliser ou d’un billet de train pour envoyer un employé à une conférence, vous devez examiner les preuves de vos dépenses. Si quelque chose semble sortir de l’ordinaire, n’hésitez pas à « enquêter ». Toutefois, il est important de ne pas tirer de conclusions hâtives et d’accuser votre personnel. Il peut y avoir une explication raisonnable. Alors, prenez votre temps et abordez la question avec prudence.
Effectuez des audits formels et informels
Vous pouvez faire des audits internes inopinés lorsque vous le jugez nécessaire. Ne les réalisez pas trop régulièrement et changez les mois et les dates auxquels vous les réalisez chaque année. Il serait également utile de faire réaliser un audit annuel formel par une société externe, juste pour couvrir toutes les bases.
Offrez aux employés un moyen sûr et confidentiel de signaler les fraudes et les vols
Il est important que vos employés se sentent en sécurité et à l’aise lorsqu’ils signalent des allégations de fraude et de vol au sein de l’entreprise. Au lieu d’en faire un événement vital pour l’entreprise, faites savoir à vos employés qu’il existe un endroit où ils peuvent signaler ces incidents en toute confiance. Cela aidera également à établir une relation avec eux. Ce qui rendra plus probable le fait qu’ils signalent quelque chose, si un vol ou une fraude se produit.
Quelles sont les conséquences d’un vol commis par le personnel ?
Les conséquences du vol par les employés sont bien évidemment d’ordre financier, mais peuvent également être psychologiques. Cette situation est également susceptible d’affecter d’autres collaborateurs de votre entreprise. La mise en place d’un programme de dissuasion au vol peut être rentabilisée par les revenus qu’il permettra de récupérer.
Lorsque vous comprenez l’impact du vol des employés sur une entreprise, la mise en place d’une politique anti fraude prend tout son sens.
Conséquences financières
Une entreprise moyenne perd jusqu’à 5 % de ses revenus annuels à cause de la fraude. Seuls 2,6 % des cas de fraude sont détectés par les systèmes de surveillance de l’entreprise, tandis que 40,2 % sont révélés par un membre du personnel à la direction.
Conséquences opérationnelles
Pour couvrir les pertes causées par le détournement de ses employés, une entreprise peut être amenée à :
- réduire sa masse salariale en licenciant des travailleurs
- renoncer à des augmentations de salaire
- retarder les promotions de personnel clé
- mettre en suspens ses projets d’expansion
Conséquences psychologiques
En cas de fraude, l’employeur doit renforcer les mesures de sécurité, ce qui peut affecter l’ensemble du lieu de travail. Des tensions peuvent apparaître entre la direction et le personnel lorsque des règles plus strictes sont mises en place pour prévenir le vol. Par exemple, des caméras de surveillance, des badges d’identité et la restriction de l’accès des employés au matériel de l’entreprise (les équipements et les fournitures de bureau).
Effet boule de neige
Selon Brian K. Payne et Randy R. Gainey, qui ont écrit dans le Journal of Criminal Justice, la persistance des vols commis par les employés en l’absence de mesures efficaces peut entraîner d’autres délits sur le lieu de travail. Il se produit alors un effet boule de neige qui conduit à d’autres problèmes tels que la violence au travail, le harcèlement et le vol.
