Les applications inondent et prennent une place considérable dans notre quotidien. Il en est de même pour les outils numériques. Les entreprises sont d’autant plus concernées par la présence de ces derniers. Certes, de plus en plus de sociétés gèrent électroniquement leurs documents. Seulement, beaucoup continuent à privilégier le stockage dans une salle d’archives ou un dépôt. La transition de l’archivage du papier vers l’archivage électronique représente une réalité indéniable. Découvrez les avantages d’utiliser un logiciel d’archivage.
Le logiciel d’archivage, une solution gain de temps et gain de place
Un logiciel d’archivage permet de libérer de la place dans les locaux de votre entreprise. Au lieu de stocker vos documents en version papier dans une salle d’archives, la solution d’archivage de SER Group vous permet en effet de les stocker sur un serveur ou une plateforme. Pour vous donner un aperçu global, un disque SSD de 1 téraoctet est capable de contenir des informations d’une salle d’archives de 43 000 m².
Avoir un bureau sans papier accélérera sans aucun doute votre processus de travail. Plutôt que d’aller fouiller dans des cartons ou des fichiers en papier, vous retrouverez les documents qu’il vous faut en seulement quelques clics. Pour ce faire, il suffit de lancer le moteur de recherche de votre logiciel d’archivage et de préciser le type de document auquel vous souhaitez accéder : bulletin de paie, facture, contrat…
Grâce au logiciel d’archivage, dites adieu à ces longues heures d’attente pour retrouver un document. En quelques secondes seulement, vous aurez sous vos yeux l’information que vous recherchez. De quoi vous faire gagner du temps. D’ailleurs, vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches et améliorer ainsi votre productivité.
Le logiciel d’archivage, un accès simple et sécurisé aux archives
Où que vous soyez, vous pouvez accéder à vos données numériques, et ce, à partir d’un terminal. Mieux encore, vous pouvez les manipuler facilement. Par exemple, il vous est même possible de partager des informations en format non modifiable en toute sécurité. L’accès aux informations est en effet contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé.
Un logiciel d’archivage constitue également un gage d’authenticité. Le fait est que vos documents numériques sont facilement traçables. En ce qui concerne le cryptage des informations, cet outil utilise un système performant qui permet de préserver la confidentialité de certaines données sensibles. D’autre part, les inondations, les dégâts des eaux, les incendies, etc. sont autant de risques de l’archivage physique. Qui dit utilisation de logiciel d’archivage, dit dématérialisation de documents. Autrement dit, vous le sauvegardez sur un autre support.
Le logiciel d’archivage, une solution pratique et écologique
Le logiciel d’archivage permet aux entreprises de réaliser des économies importantes sur les coûts liés à l’usage de papier. Sur le long terme, l’impression des factures, des contrats et des pièces justificatives occasionne en effet des dépenses faramineuses. L’archivage numérique reste de loin la meilleure solution pour y remédier.
Parce que l’utilisation de logiciel d’archivage numérique permet de réduire l’usage du papier, cette démarche s’inscrit dans une volonté de préserver l’environnement. Notez que vous pouvez stocker vos données numériques sur des supports variés (serveur, disque dur externe, clé USB…).
