De nombreux secteurs d’activité ont été, et continuent d’être affectés par la pandémie du COVID 19. Avec l’instauration des mesures sanitaires visant à limiter la propagation du virus (la distanciation physique en l’occurrence), les entreprises ont dû revoir leurs projets, notamment en ce qui concerne l’organisation d’ateliers, de conférences, d’animations et autres évènements d’entreprise. Toutefois, si au départ le mot d’ordre était l’annulation, cette éventualité est de moins en moins envisagée à l’heure actuelle, avec le développement de solutions permettant d’organiser un évènement virtuel !
Évènement virtuel, quèsaco ?
Il existe de nos jours plusieurs professionnels comme Eventmaker, spécialisés dans l’évènementiel virtuel. De quoi s’agit-il concrètement ? Un évènement dit « virtuel » est un évènement qui se tient en ligne, et qui ne nécessite donc pas la présence physique des différentes personnes qui doivent y participer. Autrement dit, seul le lieu est virtuel, puisqu’il n’existe pas physiquement. L’évènement, lui, existe bel et bien : que ce soit par visioconférence en streaming ou par chat, les différents participants d’un évènement virtuel peuvent se voir, échanger de vive voix ou réagir par écrit, en temps réel.
Grâce à cette solution, les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, ne sont plus obligées d’annuler leurs évènements dans le souci de respecter les mesures sanitaires visant à limiter la propagation du Coronavirus. Toutes les activités prévues peuvent être maintenues et se dérouler en ligne, et de fait, la productivité et le chiffre d’affaires sont moins affectés que dans le cas d’une annulation pure et simple des évènements d’entreprise.
L’organisation d’un évènement virtuel garantit bien d‘autres avantages, et pas des moindres. Entre autres, cette solution s’avère moins couteuse, moins stressante et nettement moins énergivore que l’organisation d’évènements physiques. Pour rappel, ces derniers impliquent de nombreux préparatifs aussi bien chronophages que budgétivores : choix de l’endroit idéal, discussion et règlement des modalités de location, gestion de la logistique, préparation d’un buffet, organisation d’animations, etc. Toutes ces tracasseries sont inexistantes quand il est question d’organiser un évènement en ligne !
De plus, il faut préciser qu’une fois que l’évènement virtuel s’est tenu, il peut être à nouveau visualisé plusieurs fois en différé sur le site internet de l’entreprise, par n’importe quel internaute qui y accède. Cette solution permet de faire découvrir l’entreprise à d’éventuels prospects, et constitue ipso facto un gage de visibilité (plus d’infos sur l’importance de la visibilité pour une entreprise sur Gataka). Toutefois, pour en profiter au mieux, encore faut-il pouvoir trouver un bon prestataire pour organiser ses évènements en ligne !
Évènement en ligne : comment bien choisir son prestataire ?
Pour la réussite d’un évènement virtuel, il est essentiel de miser sur un spécialiste qui donne la possibilité d’effectuer des démos en ligne avant de s’engager. Ces essais généralement gratuits permettent de confirmer la faisabilité d’une conférence, d’un atelier ou d’un séminaire en ligne, et permettent également de se faire une idée objective de la qualité de la communication.
Le prix proposé est un autre critère à prendre en compte pour bien choisir. En effet, bien qu’il s’agisse déjà d’une alternative moins couteuse que l’organisation d’évènements physiques, il est possible d’économiser encore plus en misant sur des prestataires qui proposent une tarification avantageuse. Loin d’être fixe, le prix d’un évènement virtuel varie en fonction de plusieurs facteurs, parmi lesquels figurent le type d’évènement, le nombre de participants prévus, et la durée. Dans la mesure du possible, il faut préférer un spécialiste qui a plusieurs années d’expérience en virtualisation, et propose plusieurs canaux de communication en ligne !
