La gestion des badges ou des clefs des employés d’un hôtel est un problème récurrent, surtout si l’établissement dispose de beaucoup de salariés. Les cas de perte, de vol de badge ou de vol d’équipement sont souvent dus à une mauvaise gestion de ces outils d’accès aux différents espaces. Pour trouver le meilleur moyen d’éviter ces situations, il faut parfois user d’imagination en tenant compte de la configuration des lieux. Voici quelques solutions qui vont vous aider à trouver rapidement le moyen de mieux gérer les badges des employés de votre hôtel.
Installez une armoire électronique de gestion de badges
Une armoire électronique est une solution sécurisée pour contrôler et enregistrer l’utilisation des badges dans un complexe hôtelier. Elle sert à assurer une protection 24h/24 et 7j/7 en autorisant seulement les employés à avoir accès à leurs badges.
Souvent autonome et équipée d’une antenne RFID, une armoire électronique favorise la traçabilité des moyens d’accès mis à la disposition du personnel de l’hôtel. Un rapport détaillé de l’utilisation des badges est sauvegardé automatiquement par l’appareil muni d’une carte SD. Cette fonctionnalité aide à savoir quelles sont les personnes qui ont pris leur badge, celles qui les ont déposés et celles qui ne les ont pas encore rendus.
Il est possible pour un hôtel de se procurer une armoire à clés et à badges pouvant conserver 10 à 30 badges, 10 à 110 badges ou 10 à 350 badges, selon vos besoins. Il en existe en effet plusieurs modèles de différentes dimensions, faciles à mettre en place. À vous de choisir l’armoire compatible avec votre budget et surtout en fonction du nombre d’employés de l’hôtel.
Ces armoires, généralement faites en acier, limitent le risque d’intrusion. L’accès aux différents badges et aux clefs n’est en effet possible que si l’utilisateur entre le bon code PIN ou dispose d’une donnée biométrie compatible (empreinte digitale, voix, etc.) Une double ou triple identification peut être également exigée pour débloquer certains badges sensibles afin de limiter l’accès à des espaces au sein de l’hôtel.
Utilisez un logiciel de gestion des badges
Un logiciel peut également être une solution pour mieux gérer les badges des employés d’un hôtel. Il peut être couplé à une ou plusieurs armoires électroniques pour assurer la gestion d’un nombre illimité de badges. Cet outil vous aidera notamment à effectuer le paramétrage, la surveillance et l’enregistrement de l’utilisation des badges.
Accessible via un navigateur web depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette, un logiciel peut vous permettre de garder un œil sur les badges à distance. Vous pouvez par exemple paramétrer l’armoire électronique afin qu’elle vous envoie automatiquement un message d’alerte par e-mail si un badge n’est pas retourné à une heure donnée.
Généralement simple d’utilisation, un logiciel de gestion vous permet d’avoir accès à un tableau de bord pour être informé de toutes les actions relatives aux badges en temps réel. L’historique de tous les événements ou actions est enregistré automatiquement et exploitable en cas de perte ou de vol.
Pour une sécurité accrue, vous pouvez activer un mode double autorisation. Ainsi, lors de la prise d’un badge, l’employé devra impérativement avoir votre accord ou celui d’un superviseur après avoir entré son code ou scanné son doigt, avant d’entrer en possession de la carte d’accès. Il est aussi possible de modifier ou de supprimer via un logiciel de gestion d’armoire électronique les codes ou les éléments d’identification des employés en cas de licenciement ou pour des raisons de sécurité.
Formez et sensibilisez les employés sur la gestion des badges
Une solution informatique ne serait pas efficace à 100 % pour la protection des badges sans l’implication du personnel utilisateur. Il vous faut organiser une séance de formation pour sensibiliser les employés sur les risques liés à une perte ou un vol de badge ainsi que leur mode d’utilisation avec les solutions électroniques ou informatiques.
Un module de la formation peut également aborder les précautions à prendre pour éviter l’accès d’un intrus à l’armoire des clefs et des badges ou pour éviter de se faire voler un badge lors de l’exécution des différentes tâches au sein du complexe. Puisque les intentions des clients de l’hôtel ne sont pas connues, vous pouvez profiter de la séance de sensibilisation pour attirer leur attention sur les risques de cambriolage.
Ceci permettra de responsabiliser les employés en ce qui concerne l’utilisation des badges et renforcera la sécurité de l’établissement. Vous pouvez également installer une surveillance vidéo ciblant l’armoire à badges pour avoir un visuel de chaque action. Ceci permettra d’avoir des preuves pour les enquêtes en cas de violation ou d’une usurpation d’identité.
