Quelle que soit sa taille, réussir l’organisation d’un évènement n’est jamais facile. Toutefois, si on fait bien les choses, on peut facilement mieux anticiper les imprévues. Pour ce faire, il faut bien le planifier l’évènement, gérer correctement toutes les tâches qu’il faut réaliser et faire des suivis en permanence.
Définir l’objectif et la taille de l’évènement
Afin de faire le planning, vous devriez obligatoirement définir la taille et l’objectif de l’évènement. Par rapport à cela, il faut se référer sur le nombre de visiteurs escompté, le type d’évènement à organiser (tout public, B to C, B to B…) et le budget estimatif.
Elaborer un planning et bien répartir les rôles
La réussite d’un évènement se base principalement sur le planning car il ne s’improvise jamais. De ce fait, il faut énoncer une à une toutes les tâches qu’il faut à faire ainsi que leur degré de priorité. Après cela, vous devriez repartir correctement les rôles de tout un chacun.
Pour les évènements tels les conférences et les séminaires, on peut effectuer le planning avec un logiciel comme Excel. Par contre pour un grand évènement comme un salon d’entreprise, foire communale ou régionale, il est recommandé d’utiliser un logiciel de planification.
Etablir un budget et prévoir les imprévues
Le budget prend également une place très importante lors d’un évènement et dans votre stand expo. Et de préférence, pour l’élaborer il faut se fier à un financier ou un comptable. A part cela, comme dans l’évènementiel, il y a toujours des imprévues, il est vivement recommandé de prévoir une marge de plus de 25% sur le budget prévisionnel.
Ne jamais négliger la partie logistique
Le bon déroulement d’un évènement le jour « J » repose entièrement sur la logistique. Afin de prévenir tout problème donc, il serait préférable de lui dédier une organisation à part entière. En plus prévoir tous les équipements et matériels utiles pour l’évènement (stand, table, chaises, équipements informatiques, luminaire…), cette fonction doit aussi considérer les normes et législation en vigueur (règlementation sur les ERP, autorisation auprès de la commune, respect des règles de sécurité…).
Faire un plan de communication rationnel
Un évènement bien organisé n’est rien si on ne parvient pas à ses objectifs comme l’atteinte d’un certain nombre de visiteurs par exemple. Et pour cela, il faut élaborer un plan de communication conforme au public cible.
Effectuer un suivi continuel de l’organisation
Du planning jusqu’au à la fin de l’évènement, le principal organisateur devrait faire un suivi continuel. Et pour avoir des indicateurs fiables, le plus simple serait de dresser un tableau de bord ou un check list.
