Comment gérer efficacement ses notes de frais ?

Un salarié ou un dirigeant d’entreprise se voit d’être remboursé sur toutes les dépenses relatives à une activité professionnelle. Toutefois, suivant la taille de l’entreprise, la gestion des notes de frais pourrait être une véritable casse tête.  C’est justement pour cette raison qu’il est plus que conseiller d’automatiser ce processus.

Les meilleurs outils pour automatiser la gestion de ses notes de frais

Utiliser un fichier Excel

Créer ou télécharger un modèle de note de frais sur Excel semble bien être la solution la plus simple. Très facile à utiliser il peut inclure les identifiants du salarié, les motifs de la dépense, la date et le lieu, la TVA… Le plus grand avantage d’utiliser un tableur pour automatiser la gestion de ses notes de frais, c’est qu’il ne coûte presque rien. En effet, aujourd’hui, on peut télécharger gratuitement sur le web divers modèles prêtent à l’emploi. A part cela, il est aussi très facile de mettre en réseau ce type de fichier.

Se procurer un logiciel dédié

Il existe aujourd’hui divers logiciels qui sont exclusivement dédiés pour la gestion des notes de frais. Pouvant être payant ou gratuit, le déploiement et l’usage de ce genre d’applicatif restent toutefois un peu complexes. Aussi, il y a également le coût. On peut très bien avoir en main une application In Cloud qui permettrait aux salariés de saisir leurs notes de frais et d’envoyer les pièces justificatives qui vont avec. Néanmoins, les coûts ne sont pas souvent donner. Généralement, pour que l’usage de ce type de logiciel soit rentable, il faut être une PME de plus de 20 personnes ou une Grande Entreprise.

L’intégrer dans une solution d’entreprise

Il est aussi possible d’intégrer l’automatisation des notes de frais dans un ERP (Entreprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Par contre tout comme pour un logiciel dédié, cela demande un important investissement ainsi qu’une gestion du changement plus complexe.

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Les avantages d’automatiser le processus de gestion des notes de frais

Si une entreprise ne dispose pas d’outil spécifique pour gérer ses notes de frais, leur saisi pourrait constituer comme étant une charge de travail supplémentaire pour le salarié. De ce fait, même si c’est potentiellement négligeable, cela pourrait diminuer leur performance au travail.

A part cela, en absence d’un modèle de note de frais, les fichiers renvoyés à la comptabilité pourraient être non uniformes. En conséquence, cela pourrait engendrer des erreurs ainsi que des conflits en interne.

En somme donc, même s’il semble bien que la gestion des notes de frais soit une chose anodine, si le processus n’est uniforme et automatisé,  ça pourrait affecter le bon fonctionnement d’une entreprise.